はじめに
特定技能１号外国人の自社支援を検討している所属機関であれば、社内で申請取次を行うことも視野に入れていることでしょう。その際に活用したいのが、出入国在留管理局が提供する「在留申請オンラインシステム」です。このシステムを利用することで、手間とコストを抑えながら、各種在留資格の申請を効率的に進めることができます。
以下が「在留申請オンラインシステム」の最新（２０２６年１月）のトップ画面です。この画面までは誰でもアクセスできますが、実際に申請を行うためには、まず申請等取次者として承認を受け、その後「利用者登録」→「利用申出」を行い、更に承認を受ける必要があります。
申請取次者の承認については、前回のブログ記事で詳しく解説しました。合わせてお読みいただけますと幸いです。
オンライン申請のメリット
申請等取次者の登録が完了したら、次のステップとしてオンライン申請の手続きに進みましょう。オンラインシステムの利用は任意ではありますが、実務上は大きなメリットがあり、自社で特定技能の手続きを進めるのであれば実質的に必須と言える仕組みです。主なメリットは以下のとおりです。
- 窓口に行く必要がなく、待ち時間ゼロで手続きできる
受付時間に合わせて移動したり、順番待ちをする必要がなく、担当者の業務時間に合わせて進められる。 - 手数料が安くなる（窓口6,000円 → オンライン5,500円／2025年12月現在）
申請1件あたりのコストが確実に下がるため、年間の申請件数が多い企業ほどメリットが大きい。 - 郵送・持参が不要で、書類作成の手間が減る
印刷・押印・封入・郵送といった作業が不要になり、担当者の負担が大幅に軽減される。 - 24時間いつでも提出できる
夜間や早朝でも作業できるため、繁忙期でもスケジュール調整がしやすい。 - 提出後の到達が即時で、処理が早い
郵送のタイムラグがなく、届出や申請の進捗が早く動きやすい。 - 申請・届出の状況をオンラインで確認できる
「今どの段階か」が見えるため、社内共有やスケジュール管理がスムーズ。 - データ管理がしやすく、次回以降の手続きが効率化
過去の提出内容を参照しやすく、同じ情報を何度も入力する手間が減る。 - 複数の担当者で情報を共有しやすい
データで管理できるため、引き継ぎや担当者変更があってもスムーズに対応できる。
オンラインシステム利用を申し出る前に確認したいこと
オンラインシステムの新規利用申出に進む前に、以下の事を確認して下さい。
- オンラインシステム利用の申出を行う職員が、申請等取次者証明書を持っているか
- 所属機関が外国人の受入れの開始、終了等の届出を入管に行っているか
- 所属機関が「外国人雇用状況届出書」をハローワークに提出しているか
上記の問いに対する答えが全て「YES」であれば、新規利用の手続きに進んで下さい。
オンラインシステムを利用するための手続き
在留申請オンラインシステムを利用するための手続きが、オンラインで出来るようになりました。
ログインするためには、「利用者登録」と「利用申出の承認」の手続きが必要です。まずは利用者登録をしましょう。以下がその手順です。
１．利用者登録の手続き
まずは、「入管 オンライン申請」などの検索ワードを検索窓に入力します。
次に、法務省の「在留申請のオンライン手続き｜出入国在留管理庁」をクリックします。
「在留オンラインシステムのご利用はこちらから」のボタンをクリックします。
在留オンラインシステムのトップページに入ることができました。
トップページにある右下の「新規登録ボタン」をクリックしてください。
利用規約を読み、「同意する」ボタンを押します。
以下の画面に移りますので、メールアドレスを登録してください。
登録したメールアドレスにURLが送付されてきますので、そこから入力画面に進みます。利用者区分「所属機関等の職員」を選択し、必要事項を入力してパスワードの設定をします。
入力した情報が正しいことを確認し、「登録する」ボタンを押すと、「利用者ＩＤ」
が発行されます。登録したメールアドレスに利用者ＩＤが記載されたメールが送付されてきます。
２．利用申出の承認を受けるための手続き
１の段階では、まだオンラインシステムを利用することはできません。次のステップとして、「オンラインシステムを利用してよい」という承認を得るための手続きを進めましょう。承認が得られれば、晴れてオンラインシステムを利用できるようになります。
新規利用申出に必要な書類は以下のとおりです。
(1)必要書類チェックシート（新規利用申出）
(2)在留申請オンラインシステム利用申出書 →オンラインによる利用申出の場合は提出不要
(3)本人確認資料の写し
(4)申請等取次者証明書の写し又は研修会の修了証書等の写し
(5)在職証明書
(6)誓約書
詳しくは下記サイトをご覧ください。
以下は、オンラインで手続きを行う際の手順です。郵送、窓口でも手続きを行うことができます。
上記で取得した利用者IDと登録したパスワードでログインします。
「オンライン申請手続き」→「利用申出（新たに在留諸申請の実施を希望する所属機関の方）」と進み、利用規約を読みます。、「同意する」ボタンを押すと利用者情報を入力する画面に移ります。
必要事項を入力し、上記の必要書類を添付したら「確認へ進む」ボタンを押します。
入力した情報が正しいことを確認し、「申込む」ボタンを押します。
問題がなかった場合は、数分後に受付完了メールが送付されます。
利用申出の審査の結果はメールで送付されます。
利用申出を「承認」された場合は、在留申請オンラインシステムを使用できるようになります。
まとめ
特定技能の手続きを自社で進めるためには、まず所属機関としてオンライン申請を利用できる状態を整えることが欠かせません。申請等取次者の承認から新規利用申出までの流れを押さえておくことで、今後の申請や届出をスムーズに進められるようになります。オンライン化は担当者の負担を大きく減らし、手続きの正確性とスピードを高める重要な仕組みです。自社での運用体制を整え、特定技能の受入れをより安心して進めていきましょう。
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