特定技能の受け入れが広がる中、在留申請のオンライン化が本格的に進んでいます。
しかし、所属機関がオンライン申請を始めようとすると、「どこから手をつければいいのか分からない」「手続きが複雑で分かりづらい」という声をよく耳にします。
この記事では、入管が公表しているQ&Aをもとに、所属機関がオンライン申請を始める際に必ず押さえておきたいポイントを、実務者目線でわかりやすく整理します。
1. オンライン申請を始めるための最初のステップ：利用申出とは？
オンラインで在留申請を行うためには、まず「利用申出」という手続きが必要です。
利用申出が承認されると、所属機関の職員がオンラインシステムにログインし、在留申請をオンラインで提出できるようになります。
申請できるのは所属機関の職員です。同じ所属機関内で複数の職員が申請をオンラインで行おうとする場合は、担当の職員全員が登録と利用申出の手続きをする必要があります。
オンラインシステム上で必要情報を登録し、利用者IDが発行された後、ログインして利用申出を行います。
オンライン上での手続きの方法は、以下のブログ記事で詳しく解説しています。
2. 利用申出の方法は2種類：オンライン or 出頭・郵送
利用申出は、次の2つの方法から選べます。
① オンラインで申請する方法
- 24時間365日いつでも申請可能
- メンテナンス時は利用不可（システムトップ画面で告知）
② 出頭または郵送で申請する方法
- 所属機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署へ提出
- 出入国審査のみを担当する官署や入国者収容所では受付不可
- 東京局だけは提出先が別住所になる点に注意
オンラインが便利ですが、書類の準備状況や社内体制によっては郵送の方がスムーズな場合もあります。
3. 利用申出の審査期間と問い合わせ先
利用申出の審査には、1〜2週間程度かかります。
もし結果が届かない場合は、以下に問い合わせます。
- 出頭・郵送で申請した場合 → 提出した地方局
- オンラインで申請した場合 → 東京出入国在留管理局オンライン申請手続班
審査状況はオンライン上で確認できないため、上記への問い合わせが必要です。
ただし、「東京出入国在留管理局オンライン申請手続班」の電話番号は公開されていません。問い合わせを行う場合は、東京出入国在留管理局の代表電話に連絡し、オンライン申請手続班へつないでもらう必要があります。
4. 利用者IDの有効期間と更新の注意点
利用者IDの有効期間は3年間です。
継続してオンライン申請を利用したい場合は、有効期限の２か月前に届くメールを確認し、定期報告を行う必要があります。
定期報告の受付後、おおむね１か月程度かかるとのことです。有効期限が残り１か月を切ってから必要書類を提出すると、有効期限までに承認されず、在留申請オンラインシステムが利用できなくなるかもしれませんので、注意が必要です。
結果は利用者全員宛てに電子メールで通知されます。
5. 担当者が異動した場合の注意：IDは個人単位
利用者IDは個人に付与されるものであり、他の職員が引き継いで使うことはできません。
担当者が異動・退職した場合は、追加利用申出を行い、新しい担当者にIDを発行してもらう必要があります。
特に特定技能の受け入れ企業では担当者変更が多いため、ID管理は実務上の重要ポイントです。
6. よくある質問：所属機関がつまずきやすいポイントまとめ
- 担当者が辞めたら？
→ IDは引き継げない。追加利用申出が必要 - 審査が遅いときは？
→ 申請方法によって問い合わせ先が異なる
→ オンライン申請手続班は代表番号経由でつないでもらう - オンライン申請ヘルプデスクがつながらない
→ 実務上は東京局の代表番号の方がつながりやすいという声が多い
7. まとめ
オンライン申請は便利ですが、最初の利用申出やID管理を誤ると、後の申請がスムーズに進みません。
特定技能の所属機関にとっては、
- 担当者管理
- 有効期限管理
- 問い合わせ先の把握
この3つが特に重要です。
最初の設定をしっかり整えておけば、オンライン申請は大きな業務効率化につながります。
特定技能の受け入れや自社支援の導入には、オンライン申請だけでなく、制度理解や書類作成、運用体制づくりなど、企業ごとに異なる準備が必要になります。
自社の状況に合わせて何から進めるべきか整理したい場合は、下記よりお気軽にご相談ください。
