この記事の目的
MWO（移住労働者事務所）への申請では、外国文書に対する「私署証書認証（公証役場での認証）」が求められます。本記事では、2026年時点での最新手続き を踏まえ、企業・登録支援機関・監理組合の実務担当者が迷いやすいポイントを整理しました。
特に、
- 公証役場での手続きの流れ
- 必要書類
- よくある不備
を中心に、実務でそのまま使える内容にまとめています。
MWO申請で必要な公証役場手続きの流れ
MWO申請で必要となる外国文認証は、以下の流れで進みます。
初めて担当する方でも、この手順に沿えばスムーズに対応できます。
公証役場での手続きの流れ
多くの公証役場は 予約不要 で、直接窓口に行けば手続きできます。 ただし、都市部の混雑する公証役場では予約制を採用している場合があります。
そのため、訪問前に電話で以下を確認するのが最も確実です：
- 予約が必要かどうか
- 必要書類に不足がないか
- 必要書類を前もって確認してもらえるかどうか→データで前もって送っておくと安心
- 担当する公証人の氏名 → 担当が決まっていると当日スムーズに案内されやすい
- カード払い希望の場合はカード使用可能かどうか
※Web予約を採用している公証役場は多くありません。基本は電話確認が前提です。
※フィリピン人の就業先の住所などに関係なく、全国のどの公証役場でも認証を受けることができます。
受付で書類を提出します（詳細は後述の「必要書類一覧」参照）。
｜提出時に伝えておくべきこと
- 予約時などに担当の公証人が決定している場合は公証人の名前
- 登記簿謄本や印鑑証明書を返却して欲しい場合はその旨と還付書類の名称
公証人が内容・形式を確認し、問題がなければ手続きに進みます。
申請者本人が行く場合：本人確認書類
代理人が行く場合：委任状＋代理人の本人確認書類
その他の確認事項と答え方
- どこの国に提出する文書ですか？→フィリピン
- 英語表記の認証書類も必要ですか？→はい
- アポスティーユは必要ですか？→いいえ
※アポスティーユは不要ですが、念のため貰っておいても構いません。ただし、アポスティーユまで取得できる公証役場は限られています。詳しくは以下のブログ記事ご覧ください。
公証人が署名の真正を確認し、認証文を付した書類が日本語と英語で作成されます。
※認証は内容の真正性ではなく、署名・印鑑の真正性を担保するものとして発行されます。
通常は 当日受領 が可能です。
公証役場で書類に付されたホチキスを外すと認証が無効になりますので外さないで下さい。
所要時間の目安
受付〜受領まで：30〜60分程度
※書類点数が多い場合：1時間以上かかることもあります
MWO申請に必要な外国文認証の書類一覧
MWO申請で求められる外国文認証に必要な書類は以下のとおりです。
署名者本人が公証役場に行く場合
| 必要書類 | 備考 |
| 書類（※）の原本 | 送出し機関代表者のサインと日本側代表者の署名と印鑑のあるもの 日本語訳を要求される場合有 |
| 署名者本人の身分証明書 | 運転免許証やパスポートなどの顔写真付きの公的な身分証明書 |
| 法人（代表者印）の印鑑証明書 | 発行から3ヶ月以内のもの |
| 法人の登記簿謄本 | 発行から3ヶ月以内のもの |
| 手数料 12,500円 | カード払い希望の場合は事前に確認必要 |
代理人が公証役場に行く場合
| 必要書類 | 備考 |
| 書類（※）の原本と日本語訳 | 送出し機関代表者のサインと日本側代表者の署名と印鑑のあるもの |
| 日本側代表者である署名者本人から代理人への委任状 | 丸の内公証役場よりダウンロードできます 印鑑は市区町村役場へ登録してある印鑑を使用 書類名・それぞれの件数の明記が必要 |
| 法人の代表者印の印鑑証明書 | 発行から3ヶ月以内 |
| 法人の登記簿謄本 | 発行から3ヶ月以内のもの |
| 代理人の身分証明書 | 運転免許証やパスポートなどの顔写真付きの公的な身分証明書 |
| 手数料 12,500円 | カード払い希望の場合は事前に確認必要 |
※申請名・管轄MWO別公証が必要な書類
以前は、MWO大阪のみ、「Recruitment Agreement」に「Joint Affidavit of Undertaking」を添付する必要がありましたが、現在は必要ありません。
ただし、念のため添付される場合は、手数料が１書類分で済むよう、公証はまとめて受けてください。
| 申請名 | MWO東京 | MWO大阪 |
| Specified Skilled Worker（特定技能） | ・Recruitment Agreement | ・Recruitment Agreement ・Joint Affidavit of Undertaking |
| Technical Intern Training Program （技能実習） | ・Recruitment Agreement | ・Recruitment Agreement ・Joint Affidavit of Undertaking |
| Professional/Skilled (Agency-hired) | ・Recruitment Agreement | ・Recruitment Agreement ・Joint Affidavit of Undertaking |
| Professional/Skilled (Direct Hire) | ・Employment Contract | ・Employment Contract |
公証役場で外国文認証を受ける際によくある不備
１．署名の日付が未来日付になっている
署名の日付は認証当日か過去の日付であれば、問題なく認証が可能です。
２．空欄がある
認証は、必ず内容が完成した書類を持参して受けてください。事後に書き加えられた場合、後日の紛争の原因となる可能性があります。このため、公証役場では空欄がある書類について、その場で記入するよう指示されることがあります。
３．委任状に記載ミスがある
実は私自身も過去にヒヤリとした経験があります。 委任状の「証明書」欄に、本来「Employment Contract」と記載すべきところを、誤って「Recruitment Agreement」と記載してしまい、公証役場から指摘を受けたことがありました。
この時は、事前に公証役場へ全書類のPDFデータを送り、内容の事前確認をお願いしていたため、指摘後すぐに正しい書類を作成し直して差し替えることができ、大事に至らずに済みました。
公証役場での手続きでは、たった1文字の不備でも認証を受けられず、後日やり直しになるリスクがあります。「事前に公証役場へデータを送り、チェックを受けておくこと」の重要性を痛感した出来事でした。これから申請される方は、ぜひ事前確認を徹底してください。
まとめ
MWO申請では、外国文の私署証書認証が求められるケースが多い一方で、申請の種類によっては認証が不要な申請もあります。どの書類に認証が必要かは、MWOの指示内容や提出先の運用によって異なるため、事前の確認が欠かせません。
また、認証を受けた書類であっても、MWOから差し戻される典型的なケースとしては次のようなものがあります。
- 旧版のフォーム（書式）を使用している
- 全ページに日本側の署名・押印が付されていない
- 受入れ企業の会社名が間違っている
差し戻しとなった場合、内容の修正に伴い 再度公証を受け直す必要が生じることもあり、時間・費用の両面で負担が大きくなります。 そのため、初回の段階で書式・署名・提出書類を正確に整えておくことが非常に重要です。
行政書士長尾真由子事務所では、
- 外国文認証に必要な書類作成
- 日本語訳の正確な作成
- 公証役場との事前調整
- 代理人としての認証手続き
- MWO申請書類一式の作成・確認
といった 実務に直結するサポート を提供しています。
MWO申請は、書類の細かな不備が大きな遅延につながる手続きです。 「この書類は認証が必要なのか」「この書式で合っているのか」など、少しでも不安がある場合は、どうぞお気軽にご相談ください。 初回の段階で専門家に確認することで、無駄な差し戻しや再公証を防ぎ、申請を確実かつ効率的に進めることができます。
